Consultas de Referencias Cruzadas

Las consultas de referencias cruzadas son quizás el tipo de consultas mas complicadas de entender (no de crear), es decir, lo complicado no es crear una consulta de referencias cruzadas, sino entender su utilidad, para qué sirven.

En general se puede decir que sirven para realizar resúmenes de tablas grandes. Bien utilizadas son una de las herramientas más útiles que posee Access

La mejor forma de comprenderlo es en la práctica, así que vamos a crear la siguiente tabla. Define el campo Cantidad como numérico, el campo precio como moneda y el campo fecha de venta como fecha/hora. Llama a la tabla COCHES:

En esta tabla vemos las ventas de coches que han realizado una serie de vendedores. Esta lista, podría ser mucho más grande (podría indicar, por ejemplo las ventas anuales de varias sucursales). Además, podríamos tener muchos más vendedores (en lugar de solo tres)

En este caso, quizás nos interesaría tener a mano un resumen que nos diga cuántos coches ha vendido cada vendedor. Qué coches se han vendido más y quién los ha vendido, la media de ventas de un determinado vendedor, etc. En realidad, las consultas de referencias cruzadas, lo que hacen es esto: crear un resumen

Aunque pocos de nosotros podemos presumir de tener un concesionario de coches (yo no, por supuesto), veamos como solucionar este problema gracias a las consultas de referencias cruzadas:

Activa la hoja de 'consultas' en la ventana de la base de datos
Pulsa el botón 'nuevo'
Selecciona 'asistente para consultas de referencias cruzadas'
Pulsa el botón aceptar
En ventana que aparece ahora tienes que definir simplemente qué tabla quieres utilizar para crear la consulta de referencias cruzadas. Selecciona la tabla COCHES y pulsa el botón 'siguiente'
Ahora Access nos pregunta qué campo queremos utilizar como título de fila en nuestro resumen. Selecciona el campo Vendedor haciendo un doble clic sobre él. Si lo has hecho bien, el nombre del campo aparecerá en el panel de la derecha
Pulsa el botón 'siguiente'
Ahora Acces nos pregunta qué campo queremos utilizar como columna en nuestro resumen. Selecciona el campo 'coche vendido' haciendo un simple clic sobre su nombre.
Pulsa el botón 'siguiente'
Antes de seguir reflexionemos ¿qué hemos hecho hasta ahora? hemos creado un resumen que tiene como filas los nombres de los vendedores y como columnas, los coches que se han vendido, es decir, que de momento tenemos algo parecido a esto:

Vendedor Austin Seat
ACC
PQA
RBV

Fíjate que en la tabla de arriba aparecen los tres vendedores que hay, pero solo uno cada vez, uno por cada fila.

Fíjate también que como columnas aparecen los nombres de los coches, pero una vez cada uno

¿Qué podría aparecer en la intersección de cada fila con cada columna? Eso es lo que nos está preguntando ahora Access. Fíjate que en la parte superior de la ventana aparecen dos paneles, en el de la izquierda tienes los nombres de los tres campos que aún no has utilizado (cantidad, precio y fecha de venta) y en el de la derecha aparecen una serie de funciones.

Sería una buena opción seleccionar el campo 'cantidad' en el panel de la izquierda y la función 'suma' en el de la derecha, ya que de esta forma, Access sumaría cuántos coches ha vendido cada vendedor. Así que selecciona 'cantidad' y 'suma' y pulsa el botón 'siguiente'

En esta última ventana solo tienes que escribir el nombre que quieres asignar a la consulta (si es que no te gusta el que te propone Access).

Por último pulsa el botón terminar

Si lo has hecho bien, debería aparecer algo parecido a esto:

Vendedor Total de cantidad Austin Seat
ACC 5 3 2
PQA 2 2
RBV 3 1 2

¿Cómo se puede leer esta tabla? En primer lugar nos está diciendo que el vendedor ACC ha vendido en total 5 coches, 3 han sido Austin y 2 han sido Seat (puede comprobarlo en la tabla)

PQA ha vendido 2 coches y los dos han sido Seat

RBV ha vendido 3 coches, 1 Austin y 2 Seat

De la misma forma, podríamos haber seleccionado los campos 'precio' y 'suma' en el penúltimo paso. En ese caso habríamos obtenido en la intersección de cada fila con cada columna, la cantidad de dinero que ha conseguido cada vendedor.

Como podrás ver las combinaciones son muchas y el resultado es bastante útil, sobre todo en caso de trabajar con tablas grandes

 

:�dice Tutorial de Access:

Introducción a Access

Tablas en Access

Consultas en Access

Formularios en Access

Informes en Access

Consultas de Actualización

Consultas de Eliminación

Consultas de Referencias Cruzadas